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Irrungen mit Groupware-Alternative Zimbra: Eine Chronik

Update zu: Groupware-Lemma.
"Eigentlich" waren wir im Nov. 2014 guter Dinge und auch nicht unbedingt blauäugig, dass mit der Groupware Zimbra wirklich alles problemlos und genauso wie bei Office 365 funktionieren würde. Mit kleineren Nicklichkeiten hatte ich geradezu gerechnet, eine gewisse Leidensfähigkeit - dachte ich - hätte ich schon "mitgebracht", aber was uns dann erwartete, war von der Hölle nicht weit entfernt ... ;-) Glücklicherweise haben wir nicht hunderte oder gar tausende Mail-User, so dass wir diese Fehlentscheidung schnell wieder rückgängig machen konnten. Aber der Reihe nach.


Irrungen mit Groupware-Alternative Zimbra: Eine Chronik

01/2014: Zuckerbrot und Peitsche


Angefangen hatte alles damit, dass Microsoft Anfang 2014 im Rahmen des Partner-Programmes "mal wieder" die Konditionen änderte: Zuvor waren extrem großzügig 250 Stück E3-Office-365 Lizenzen inklusive! Weit mehr, als wir die nächsten 10 Jahre brauchen würden. Nun waren es auf einen Schlag nur noch 5 Lizenzen! Weit weniger, als wir gerne hätten ... Hilft nix, dachte ich mir, müssen wir halt auch, wie so viele Kunden, regulär die restlichen Lizenzen kaufen. Der Tarif E3, im Microsoft Jargon "Plan" genannt, würde inkl. Office, also Word, Excel usw. aber ca. EUR 20,- pro Monat und User kosten, obwohl wir Office auch schon anderweitig lizensiert haben. Also musste und sollte buchstäblich ein anderer "Plan" her.

 

Aber das ist aufgrund der inzwischen sehr vielen, verschiedenen Plänen a) undurchsichtig und b) ließ sich E3 nicht mit anderen Plänen, z.B. Small Business, kombinieren. Auf eine interne, rein monetär begründete Office 365 zu 365 Migration hatte ich definitiv keine Lust!! Glücklicherweise fand ich dann immerhin noch einen kombinierbaren, ausreichenden und wesentlich günstigeren Tarif. Ich glaube, es war Exchange Online, allerdings ohne Lync.

 

04/2014: Umstellung auf Mischbetrieb Office 365 und Office 365


Zwei Monate vor Ablauf der alten Lizenzen kam die erste Warnungsmail: Funktionalität wird demnächst reduziert!

 

Also die User umgestellt, dachte ich nun: Jetzt sollte wieder Ruhe einkehren ... Dem war allerdings nicht so:

 

Obwohl ich definitiv alle User mit Lizenzen ausgestattet hatte, kam nach einem Monat eine schärfere Mail: Funktionalität wird abgeschalten, Mail Daten würden gelöscht.

 

Nun wurde die Schlagzahl erhöht: die Mails kamen erneut nach 14, 7 und 3 Tagen und schließlich täglich. Zwischendrin hatte ich mich an die Hotline gewandt: Wird denn wirklich etwas gelöscht und wenn ja, was und warum? Bin ich tatsächlich unterlizensiert? Die Antwort: Nein, es würde nichts gelöscht und nein, wir hätten genügend Lizenzen. Schriftlich (per Mail) wollte mir die Dame am Telefon das nicht geben.

 

Auch die Bitte, diese Mails und auch die Alarme in der Oberfläche, die sich NICHT quittieren (ja, ich habe es gelesen) lassen, abzustellen, konnte sie mir nicht erfüllen. Schließlich bat ich, die alten Lizenzen "einfach" aus dem System zu nehmen, damit so vielleicht die Alarme aufhören würden: Nicht möglich. Ich bekam sogar noch einen Anruf aus einer anderen Abteilung, die mir diese Verunsicherungsmails als Sicherheits-Feature "verkaufen" wollte.

 

06/2014: Weg von Office 365!


Derart angesäuert, beschlossen wir, O365 den Rücken zu kehren. Aus Mangel an Alternativen erst einmal zurück zu unserem Web Hoster. Immerhin bietet auch dieser ActiveSync ...

Diese Irrungen und Wirrungen will ich hier gar nicht breit treten, aber jedenfalls war mir schnell klar, dass wir eine VERNÜNFTIGE Groupware-Alternative brauchen. Also: Internet, Zeitschriften usw. wälzen und informieren. Das ganze hat (nebenher) ca. 4 Monate gedauert, bis wir uns auf das erwähnte Zimbra stürzten, immerhin in einer aktuellen Version 8.5 verfügbar, sollten Kinderkrankheiten weitgehend der Vergangenheit angehören. Namhafte und große Firmen hatten bzw. haben bei Zimbra mitgemischt: Yahoo, VMware und momentan Telligent. Laut Website setzen 200.000+ Firmen Zimbra ein. So schlecht kann Zimbra dann wohl nicht sein! Und so exotisch sind unsere Anforderungen sicherlich auch nicht. Also testeten wir mit zwei Testusern gut einen Monat lang im Parallelbetrieb, gehostet bei einem Betreiber im süddeutschen Raum, der in der Presse gute Kritiken bekommen hatte (wie ich NACH der Entscheidung für das Produkt "zufällig" mitbekam und mich in meiner Entscheidung damals bestätigte).

 

11/2014: Zimbra, die alternative Groupware!


Also hatten wir am 01.11.2014 "mal wieder" ein neues Mail-System im Produktivbetrieb: Zimbra. Nun ging es aber ganz schnell: Bei JEDEM Arbeitsplatz zeigte sich das MAPI-Plugin als extrem widerspenstig! Bei einer handvoll Usern gelang die Installation zunächst gar nicht! An eine automatische Softwareverteilung war gar nicht denken! Auch mit dem Hoster konnten wir keine Lösung finden. Dieser rechnete mir dann vor, dass sich das ganze für ihn nicht trägt, wenn er einen Spezialisten auch nur 2h mit diesem Problem betraut. Da ich ihn auch mit anderen Kleinigkeiten "nervte", bot er mir an, den Hostingvertrag kostenfrei zu stornieren. Ein Blick auf all die vielen anderen kleinen und größeren Nicklichkeiten (s.u.) ließ mich nicht lange zögern:
Alles zurück zu Office 365!

 

12/2014: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel


Und so sind wir nach nur einem Monat "produktivem" Zimbra-Betrieb seither wieder mehr oder minder "glücklicher" Office 365 Kunde. Zwischenzeitlich (seit 10/2014) kann man dort alle Pläne auch mit E3 kombinieren und es gibt sogar einen für uns optimal passenden Plan: Office-365 Business Essentials.

Allerdings habe ich seit zwei Monaten wieder mal täglich zwei Benachrichtigungen in meiner Web-Oberfläche und in meiner Mailbox: Zuerst habe ich ein Exchange Online testweise gebucht für einen User, ob das Lync dort die nötige Funktionalität bieten würde. Das war nicht der Fall. Also das nächstgrößere Paket "Office-365 Business Essentials" getestet, erstmal monatlich, falls es doch nicht das richtige wäre.

Es war zwar das Passende, aber ich wollte es noch auf den jährlichen Plan umstellen, weil man hier nochmal sparen kann. Umstellen wäre zu einfach! Natürlich muss man den alten Plan kündigen und einen neuen abschließen, damit man auch weiterhin täglich die netten, hilfreichen Benachrichtigungen aus Redmond bekommt ...

 

Zimbra, die Zicke


Hier eine (nicht vollständige) Liste an Punkten, die wir bei Zimbra hatten.

Das Outlook-Plugin erwies sich als extrem störrisch und fehlerbehaftet, z.B.:

  • Installation teils nicht möglich als User mit Admin-Rechten. Nur als User "Administrator
  • Hanebüchene Übersetzungen: "Is being installed" ist übersetzt mit "Ist bereits installiert". Viel Spaß bei der Fehlersuche mit solch irreführenden Meldungen.
  • Die Weboberfläche zum Anlegen von Usern funktioniert katastrophal! Manchmal geht nur jeder 2. Tastendruck, mal hagelt es Exceptions. Die unterschiedlichen Service-Klassen (1, 2, 10 GB) ließen sich nur durch den Hoster zuweisen.
  • Lync Ersatz gibt es gar nicht!
  • Ohne Plugin geht mit Outlook gar nix! Angeblich zwar für die V8.5 angekündigt, aber lt. Hoster utopisch.
  • Ständig Synchronisationsfehler und -Verzögerungen
  • Fehlende oder doppelte Nachrichten, Kontakte usw. (z.B. nach Verschieben)
  • Konvertierung von Kontakten und Terminen derart, das XML Code "einfach" in den Text des Termins gepasted wurde

 

(Update 03.03.15:)

Fazit und Lessons learnt

Zum derzeitigen Zeitpunkt scheint es mir (!) einzig und allein sinnvoll, Zimbra ActiveSync NICHT mit Outlook (2013) zu verwenden. Der native WebClient und ActiveSync mit Android oder iOS klappt scheinbar und auf den ersten Blick gut.

 

Ein Versuch der Selbstkritik:

Es ist nicht klug, einen Ersatz für etwas zu suchen, aber nicht konsequent alte Zöpfe abschneiden zu wollen!

 

Wenn man als Client Outlook behalten will, ist es definitiv KEINE gute Idee, serverseitig etwas anderes zu verwenden als Exchange. Alle Fremdimplementierung können höchstens im Idealfall so gut sein, wie das "Original". Dieser tritt aber höchstens im Labor ein, in der Realität kann ein Mini-Update der einen oder der anderen Seite ehemals Funktionierendes plötzlich völlig unbenutzbar machen.

 

Wenn man also eine alternative Groupware einsetzen möchte: Dann muss man auch den Mut aufbringen, den dafür vorgesehenen Client (heutzutage meist den Webbrowser) zu verwenden!

 

Natürlich darf man dann aber auch nicht jammern, warum dieses und jenes nicht so wie bei Outlook funktioniert oder vielleicht sogar gar nicht vorhanden ist.

 

IMAP, CalDAV, CardDAV

Noch ein paar Erfahrungen zu den offenen Internet-Standards:

Mit Outlook 2013 funktioniert IMAP4 noch viel schlechter, als mit Outlook 2010! Cal/CardDAV gibt es von Microsoft gleich gar nicht!

 

Aber kann man es einem Hersteller verübeln, dass er seine eigene Lösung bestmöglich implementiert und die offenen Standards allenfalls stiefmütterlich behandelt?

 

Zwar gibt es zig Tool-Hersteller für Cal/CardDAV-Plugins, aber scheinbar lässt der Standard derart viel Interpretations-Spielraum und auch, ob ein Feature implementiert werden muss oder nicht. Keine der Plugin-Lösungen für Cal/CardDAV funktionieren "einfach so", vor allem nicht ohne viel Detail-Kenntnisse. Ergebnis kurz: Finger weg davon!


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